Per gestire un hotel non serve soltanto una buona capacità manageriale, qualità personali come gentilezza e disponibilità e un team di professionisti esperti e puntuali, ma è necessario per organizzare adeguatamente tutte le attività amministrative e finanziare con l’ausilio di un software gestionale.

Il gestionale per hotel, meglio conosciuto con la sigla PMS (Property Management System) serve per svolgere principalmente due attività: gestire le prenotazioni dell’hotel, automatizzare operazioni come la redazione di preventivi o l’assegnazione delle camere.

I gestionali per hotel si pongono come obiettivo quello di semplificare il lavoro all’interno della struttura ricettiva e di ridurre i tempi per la gestione delle pratiche amministrative come il check-in o la contabilità.

Come scegliere il gestionale per il proprio hotel

Per gli hotel vi sono tantissimi tipi di software gestionali che si differenziano per funzioni, prezzo, compatibilità con il channel manager e il booking engine, facilità di utilizzo e supporto attivo in caso di problemi.

Il gestionale per hotel deve essere scelto soprattutto in base alla specificità della propria attività per non rischiare di acquistarne uno che sia un concentrato di funzioni inutili e che non si adattano al vostro hotel.

Un buon gestionale o PMS deve essere semplice da usare per consentirne l’utilizzo da parte di tutti i dipendenti.

Prima dell’acquisto del PMS è opportuno verificare se questo sia compatibile con il vostro channel manager (software per gestire le vostre prenotazioni sulle diverse piattaforme online) o con il vostro book engine.

La maggior parte dei gestionali si affiancano al channel manager e non interferiscono con le prenotazioni.

I prezzi dei PMS per hotel possono variare a seconda delle funzioni che offrono, quelli che gestiscono esclusivamente le prenotazioni e la fatturazione hanno prezzi notevolmente più bassi rispetto a quelli che offrono attività di report o che sono controllabili anche tramite i dispositivi mobili.

Nell’acquisto del gestionale è opportuno considerare anche se è presente un servizio di assistenza sempre attivo per la risoluzione dei problemi, per non interrompere il vostro lavoro e causare eventuali disguidi nelle prenotazioni delle camere o dei servizi.

Le principali funzioni del gestionale per hotel

La caratteristica principale da controllare prima della scelta del perfetto gestionale per il vostro hotel è la presenza delle diverse funzioni che è in grado di svolgere. Per un hotel di piccole o medie dimensioni non è necessario comprare un gestionale troppo complicato o che sia dotato di innumerevoli funzioni, basterà che sia in grado di registrare su un planning le prenotazioni e di registrare il check-in e il check-out. Se invece volete automatizzare la maggior parte del lavoro della struttura ricettiva potete optare per l’acquisto di un gestionale dotato di queste funzioni:

• gestione delle tariffe, dei prezzi, delle offerte e delle restrizioni;
• preventivi personalizzati;
• schede dei clienti;
• gestione check-in e check-out;
• listini;
• fatturazione;
• statistiche;
• file di pubblica sicurezza e ISTAT;
• contabilità;

Il gestionale che presenta tutte le funzioni sopraelencate è in grado di semplificare immediatamente la gestione del proprio hotel, aiutando i dipendenti a pianificare le prenotazioni ed evitando di rimanere con camere vuote.

Il sistema di fatturazione vi consente di compilare e inviare rapidamente le ricevute ai clienti e di tenere sempre sotto controllo la contabilità.